Prekvapenie je jedným z najúčinnejších nástrojov v arzenáli organizátora podujatí. Dobre naplánované momenty poskytujú vzrušenie, zvyšujú zapamätateľnosť a budujú silnejší vzťah so značkou alebo myšlienkou, ktorá stojí za stretnutím. Dôležité je, aby prvok prekvapenia nebol obmedzený len na jeden bod programu – stojí za to ho rozložiť do všetkých fáz podujatia, od pozvánky až po koniec. Tu je niekoľko tipov, ako to urobiť efektívne a vkusne.
1. Pozvánky
Prvý kontakt s účastníkom je ideálnou príležitosťou na zavedenie neočakávaného prvku prekvapenia. Namiesto štandardných pozvánok môžete zvoliť interaktívne formy, ako je personalizované video, výzva k akcii prostredníctvom rozšírenej reality alebo hádanka, ktorej odpoveď odhalí miesto konania stretnutia. Ďalšou zaujímavou možnosťou je zaslanie malého predmetu súvisiaceho s témou večierka, ktorého význam sa objasní až na mieste. Tým sa vytvorí napätie a účastník sa bude cítiť zapojený ešte pred začiatkom podujatia.
2. Vstup
Okamih vstupu je kľúčovým momentom, keď sú emócie účastníkov na najvyššej úrovni. Stojí za to využiť ho na vytvorenie nezabudnuteľného zážitku. Môže to byť netradičné privítanie (napr. herci v úlohe hostiteľov s príbehom), dynamická umelecká inštalácia alebo high-tech vstupná brána. Skvelým riešením je aj použitie vodnej tlačiarne Wordfall, ktorá vytvára písmená alebo symboly z presných vodných trysiek, aj v 3D. Je vhodná na zobrazenie názvu alebo motta podujatia v prekvapujúcej forme. Takýto vizuálny prvok prekvapenia na podujatí pôsobí nielen ako atrakcia, ale aj ako úžasný priestor na fotenie pre sociálne médiá.
3. Hlavná časť programu
Namiesto obvyklého programu: prezentácia, prestávka, diskusia – zavedzte nepredvídateľný rytmus. Počas formálnych prejavov môžete napríklad naplánovať krátke, dobre načasované umelecké vystúpenie, ktoré súvisí s témou podujatia, ale zmení tempo a upúta pozornosť. Dobrým nápadom je tiež schovať malé prekvapenia do konferenčných materiálov alebo pozvať nečakaného špeciálneho hosťa, ktorý nebol vopred ohlásený. Takýto prvok prekvapenia na podujatí je extra zábava a spôsob, ako zaujať publikum.
4. Prestávky
Čas medzi jednotlivými bodmi programu je skvelou príležitosťou na netradičné formy interakcie. Môžete pozvať účastníkov, aby sa zapojili do kvízu súvisiaceho s témou podujatia, alebo vytvoriť zónu na oddych s jedinečnými atrakciami. Malé prekvapenia, ako napríklad netradičné občerstvenie alebo mini workshopy, udržia pozornosť účastníkov aj počas prestávky v programe.
Pridať prvok prekvapenia na podujatie by nemalo byť improvizované. Najlepšie výsledky sa dosahujú vtedy, keď každý prvok vychádza z dobre premysleného konceptu a slúži konkrétnemu účelu – vyvolať emócie, zaujať alebo posilniť odkaz. Takýmto spôsobom môžu mať aj malé detaily obrovský vplyv.