La sorpresa es una de las herramientas más poderosas en el arsenal de un organizador de eventos. Los momentos bien planificados proporcionan emoción, aumentan la memorabilidad y construyen una relación más sólida con la marca o la idea detrás de la reunión. Es importante destacar que el elemento sorpresa no debe limitarse a un solo punto del programa, sino que vale la pena distribuirlo a lo largo de todas las etapas del evento, desde la invitación hasta el final. A continuación, ofrecemos algunos consejos sobre cómo hacerlo de manera eficaz y con buen gusto.
1. Invitaciones
El primer contacto con un asistente es la oportunidad ideal para introducir el elemento sorpresa, que no es evidente. En lugar de invitaciones estándar, puedes optar por formas interactivas, como un vídeo personalizado, una llamada a la acción con realidad aumentada o un acertijo cuya respuesta revele la ubicación de la reunión. Otra opción interesante es enviar por adelantado un pequeño objeto relacionado con el tema de la fiesta, cuyo significado solo se revelará una vez allí. Esto crea expectación y hace que el participante se sienta involucrado incluso antes de que comience el evento.
2. La entrada
El momento de la entrada es clave, ya que es cuando las emociones de los participantes están más intensas. Vale la pena aprovecharlo para crear una experiencia memorable. Podría tratarse de una bienvenida inusual (por ejemplo, actores que interpretan el papel de anfitriones con un guion), una instalación artística dinámica o una puerta de entrada de alta tecnología. Una gran solución es también el uso de una impresora de agua Wordfall, que crea letras o símbolos a partir de chorros de agua precisos, también en 3D. Es ideal para mostrar el nombre o el lema del evento de una forma sorprendente. Este elemento visual sorpresa en un evento no solo actúa como atracción, sino también como un impresionante espacio fotográfico para las redes sociales.
3. La parte principal del programa
En lugar de la rutina habitual: presentación, descanso, mesa redonda, introduzca ritmos impredecibles. Durante los discursos formales, por ejemplo, puede planificar una intervención artística breve y bien coreografiada que esté relacionada con el tema del evento, pero que cambie el ritmo y atraiga la atención. También es una buena idea esconder pequeñas sorpresas en los materiales de la conferencia o invitar a un invitado especial inesperado que no haya sido anunciado previamente. Este elemento sorpresa en un evento es un entretenimiento adicional y una forma de involucrar al público.
4. Descansos
El tiempo entre los distintos puntos del programa es una gran oportunidad para formas de interacción menos obvias. Puedes invitar a los participantes a participar en un concurso relacionado con el tema del evento o crear una zona de relajación sensorial con atracciones únicas. Las pequeñas sorpresas, como aperitivos inusuales o mini-talleres, mantienen a la gente interesada a pesar de la pausa en el programa.
Añadir un elemento sorpresa a un evento no debe improvisarse. Los mejores resultados se consiguen cuando cada detalle surge de un concepto bien pensado y tiene un objetivo específico: generar emoción, captar la atención o reforzar el mensaje. De esta forma, incluso los pequeños detalles pueden tener un gran impacto.