Překvapení je jedním z nejúčinnějších nástrojů v arzenálu organizátora akcí. Dobře naplánované momenty vyvolávají vzrušení, zvyšují zapamatovatelnost a budují silnější vztah k značce nebo myšlence, která stojí za setkáním. Důležité je, aby prvek překvapení nebyl omezen pouze na jeden bod programu – vyplatí se ho rozložit do všech fází akce, od pozvánky až po závěr. Zde je několik tipů, jak to udělat efektivně a vkusně.
1. Pozvánky
První kontakt s účastníkem je ideální příležitostí k představení nečekaného prvku překvapení. Místo standardních pozvánek můžete zvolit interaktivní formy, jako je personalizované video, výzva k akci v rozšířené realitě nebo hádanka, jejíž odpověď odhalí místo konání setkání. Další zajímavou možností je zaslat předem malý předmět související s tématem večírku, jehož význam se účastníkům odhalí až na místě. Tím se zvýší napětí a účastníci se budou cítit zapojeni ještě před začátkem akce.
2. Vchod
Okamžik vstupu je klíčovým momentem, kdy jsou emoce účastníků na nejvyšší úrovni. Stojí za to ho využít k vytvoření nezapomenutelného zážitku. Může to být neobvyklé přivítání (např. herci v rolích hostitelů s příběhem), dynamická umělecká instalace nebo high-tech vstupní brána. Skvělým řešením je také použití vodní tiskárny Wordfall, která vytváří písmena nebo symboly z přesných proudů vody, a to i ve 3D. Je vhodná pro zobrazení názvu akce nebo motta v překvapivé formě. Takový vizuální prvek překvapení na akci působí nejen jako atrakce, ale také jako úžasný prostor pro fotografie na sociální sítě.
3. Hlavní část programu
Místo obvyklé rutiny: prezentace, přestávka, panelová diskuse – zavedete nepředvídatelný rytmus. Během formálních projevů můžete například naplánovat krátké, dobře zrežírované umělecké vystoupení, které souvisí s tématem akce, ale změní tempo a upoutá pozornost. Dobrým nápadem je také schovat do konferenčních materiálů malé překvapení nebo pozvat nečekaného speciálního hosta, který nebyl předem oznámen. Takový prvek překvapení na akci je další zábavou a způsobem, jak zaujmout publikum.
4. Přestávky
Čas mezi jednotlivými body programu je skvělou příležitostí pro netradiční formy interakce. Můžete účastníky pozvat k účasti na kvízu souvisejícím s tématem akce nebo vytvořit smyslovou relaxační zónu s jedinečnými atrakcemi. Malá překvapení, jako jsou neobvyklé občerstvení nebo miniworkshopy, udrží pozornost účastníků i přes přestávku v programu.
Přidání prvku překvapení na akci by nemělo být improvizované. Nejlepších výsledků dosáhnete, když každý prvek vychází z promyšleného konceptu a slouží konkrétnímu účelu – vyvolat emoce, zaujmout nebo posílit sdělení. Tímto způsobem mohou i malé detaily mít obrovský dopad.