Η έκπληξη είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία στο οπλοστάσιο ενός διοργανωτή εκδηλώσεων. Οι καλά σχεδιασμένες στιγμές προσφέρουν συγκινήσεις, αυξάνουν την αξιομνημότητα και χτίζουν μια ισχυρότερη σχέση με το brand ή την ιδέα πίσω από τη συνάντηση. Είναι σημαντικό το στοιχείο της έκπληξης να μην περιορίζεται σε ένα μόνο σημείο της ατζέντας, αλλά να διαχέεται σε όλα τα στάδια της εκδήλωσης, από την πρόσκληση μέχρι το τέλος. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να το κάνετε αποτελεσματικά και με καλό γούστο.
1. Προσκλήσεις
Η πρώτη επαφή με έναν συμμετέχοντα είναι η ιδανική ευκαιρία για να εισαγάγετε το μη προφανές στοιχείο της έκπληξης. Αντί για τυπικές προσκλήσεις, μπορείτε να επιλέξετε διαδραστικές μορφές, όπως ένα εξατομικευμένο βίντεο, μια πρόσκληση για δράση με AR ή ένα γρίφο, η απάντηση του οποίου αποκαλύπτει τον τόπο της συνάντησης. Μια άλλη ενδιαφέρουσα επιλογή είναι να στείλετε εκ των προτέρων ένα μικρό αντικείμενο που σχετίζεται με το θέμα του πάρτι, η σημασία του οποίου θα γίνει σαφής μόνο όταν φτάσετε στον χώρο. Αυτό δημιουργεί ένταση και κάνει τον συμμετέχοντα να νιώθει ότι συμμετέχει ακόμη και πριν από την έναρξη της εκδήλωσης.
2. Η είσοδος
Η στιγμή της εισόδου είναι η κρίσιμη στιγμή, όταν τα συναισθήματα των συμμετεχόντων είναι στο αποκορύφωμά τους. Αξίζει να την αξιοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια αξέχαστη εμπειρία. Αυτό μπορεί να είναι ένα ασυνήθιστο καλωσόρισμα (π.χ. ηθοποιοί στο ρόλο των οικοδεσποτών με ένα σενάριο), μια δυναμική εγκατάσταση τέχνης ή μια υψηλής τεχνολογίας πύλη εισόδου. Μια εξαιρετική λύση είναι επίσης η χρήση ενός εκτυπωτή νερού Wordfall, ο οποίος δημιουργεί γράμματα ή σύμβολα από ακριβείς πίδακες νερού, ακόμη και σε 3D. Είναι κατάλληλος για την προβολή του ονόματος ή του σλόγκαν της εκδήλωσης με εντυπωσιακό τρόπο. Ένα τέτοιο οπτικό στοιχείο έκπληξης σε μια εκδήλωση δεν λειτουργεί μόνο ως πόλος έλξης, αλλά και ως εντυπωσιακός χώρος για φωτογραφίες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
3. Το κύριο μέρος του προγράμματος
Αντί για τη συνήθη ρουτίνα: παρουσίαση, διάλειμμα, πάνελ - εισαγάγετε απρόβλεπτους ρυθμούς. Κατά τη διάρκεια των επίσημων ομιλιών, για παράδειγμα, μπορείτε να προγραμματίσετε μια σύντομη, καλά χορογραφημένη καλλιτεχνική παρέμβαση που σχετίζεται με το θέμα της εκδήλωσης, αλλά αλλάζει το ρυθμό και προσελκύει την προσοχή. Είναι επίσης καλή ιδέα να κρύψετε μικρές εκπλήξεις στα υλικά της διάσκεψης ή να προσκαλέσετε έναν απροσδόκητο ειδικό καλεσμένο που δεν είχε ανακοινωθεί προηγουμένως. Ένα τέτοιο στοιχείο έκπληξης σε μια εκδήλωση είναι επιπλέον ψυχαγωγία και ένας τρόπος να προσελκύσετε το κοινό.
4. Διαλείμματα
Ο χρόνος μεταξύ των σημείων του προγράμματος είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για μη προφανείς μορφές αλληλεπίδρασης. Μπορείτε να προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες να λάβουν μέρος σε ένα κουίζ σχετικό με το θέμα της εκδήλωσης ή να δημιουργήσετε μια ζώνη χαλάρωσης με μοναδικές ατραξιόν. Μικρές εκπλήξεις, όπως ασυνήθιστα σνακ ή μίνι εργαστήρια, κρατούν το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων παρά τη διακοπή του προγράμματος.
Η προσθήκη ενός στοιχείου έκπληξης σε μια εκδήλωση δεν πρέπει να είναι αυτοσχέδια. Τα καλύτερα αποτελέσματα επιτυγχάνονται όταν κάθε στοιχείο προέρχεται από ένα καλά μελετημένο concept και εξυπηρετεί έναν συγκεκριμένο σκοπό: να δημιουργήσει συναίσθημα, να προσελκύσει το ενδιαφέρον ή να ενισχύσει το μήνυμα. Με αυτόν τον τρόπο, ακόμη και οι μικρές πινελιές μπορούν να έχουν τεράστιο αντίκτυπο.