La sorpresa è uno degli strumenti più potenti a disposizione di un organizzatore di eventi. Momenti ben pianificati regalano emozioni, aumentano la memorabilità e rafforzano il legame con il marchio o l'idea alla base dell'evento. È importante che l'elemento sorpresa non sia limitato a un solo punto dell'agenda, ma che sia distribuito in tutte le fasi dell'evento, dall'invito alla conclusione. Ecco alcuni consigli su come farlo in modo efficace e con buon gusto.
1. Inviti
Il primo contatto con un partecipante è l'occasione ideale per introdurre un elemento di sorpresa non scontato. Invece dei classici inviti, puoi optare per forme interattive come un video personalizzato, una call to action in realtà aumentata o un indovinello la cui risposta rivela il luogo dell'incontro. Un'altra opzione interessante è quella di inviare in anticipo un piccolo oggetto legato al tema della festa, il cui significato sarà chiaro solo sul posto. Questo crea suspense e fa sentire il partecipante coinvolto ancora prima dell'inizio dell'evento.
2. L'ingresso
Il momento dell'ingresso è il momento chiave in cui le emozioni dei partecipanti sono al culmine. Vale la pena sfruttarlo per creare un'esperienza memorabile. Potrebbe trattarsi di un benvenuto insolito (ad esempio attori nel ruolo di ospiti con una trama), un'installazione artistica dinamica o un cancello d'ingresso high-tech. Un'ottima soluzione è anche l'uso di una stampante ad acqua Wordfall, che crea scritte o simboli con getti d'acqua precisi, anche in 3D. È adatta per visualizzare il nome o il motto dell'evento in una forma sorprendente. Un tale elemento visivo a sorpresa durante un evento non solo funge da attrazione, ma anche da splendido spazio fotografico per i social media.
3. La parte principale del programma
Invece della solita routine: presentazione, pausa, tavola rotonda, introducete ritmi imprevedibili. Durante i discorsi formali, ad esempio, potete pianificare un breve intervento artistico ben coreografato che sia in tema con l'evento, ma che cambi il ritmo e attiri l'attenzione. È anche una buona idea nascondere piccole sorprese nel materiale della conferenza o invitare un ospite speciale inaspettato che non è stato annunciato in precedenza. Un elemento di sorpresa durante un evento è un intrattenimento in più e un modo per coinvolgere il pubblico.
4. Interruzioni
Il tempo tra un punto e l'altro del programma è un'ottima occasione per forme di interazione non ovvie. Potete invitare i partecipanti a prendere parte a un quiz relativo al tema dell'evento o creare una zona relax sensoriale con attrazioni uniche. Piccole sorprese, come snack insoliti o mini-workshop, mantengono vivo l'interesse delle persone nonostante la pausa nel programma.
Aggiungere un elemento di sorpresa a un evento non dovrebbe essere improvvisato. I risultati migliori si ottengono quando ogni elemento nasce da un concetto ben ponderato e ha uno scopo specifico: creare emozione, coinvolgere o rafforzare il messaggio. In questo modo, anche i piccoli dettagli possono avere un grande impatto.