La surprise est l'un des outils les plus puissants dont dispose un organisateur d'événements. Des moments bien planifiés procurent des sensations fortes, renforcent la mémorisation et créent un lien plus fort avec la marque ou l'idée derrière la réunion. Il est important que l'élément de surprise ne se limite pas à un seul point de l'ordre du jour, mais qu'il soit réparti sur toutes les étapes de l'événement, de l'invitation à la fin. Voici quelques conseils pour y parvenir efficacement et avec goût.
1. Invitations
Le tout premier contact avec un participant est l'occasion idéale d'introduire un élément de surprise inattendu. Au lieu d'envoyer des invitations standard, vous pouvez opter pour des formats interactifs tels qu'une vidéo personnalisée, un appel à l'action en réalité augmentée ou une devinette dont la réponse révèle le lieu de la réunion. Une autre option intéressante consiste à envoyer à l'avance un petit objet en rapport avec le thème de la fête, dont la signification ne sera révélée qu'une fois sur place. Cela crée un suspense et donne au participant le sentiment d'être impliqué avant même le début de l'événement.
2. L'entrée
Le moment de l'entrée est un moment clé où les émotions des participants sont à leur comble. Il vaut la peine de l'utiliser pour créer une expérience mémorable. Il peut s'agir d'un accueil inhabituel (par exemple, des acteurs jouant le rôle d'hôtes avec un scénario), d'une installation artistique dynamique ou d'un portail d'entrée high-tech. Une excellente solution consiste également à utiliser une imprimante à eau Wordfall, qui crée des lettres ou des symboles à partir de jets d'eau précis, également en 3D. Elle est idéale pour afficher le nom ou la devise de l'événement sous une forme étonnante. Un tel élément visuel surprenant lors d'un événement constitue non seulement une attraction, mais aussi un espace photo exceptionnel pour les réseaux sociaux.
3. La partie principale du programme
Au lieu de la routine habituelle : présentation, pause, table ronde, introduisez des rythmes imprévisibles. Pendant les discours officiels, par exemple, vous pouvez prévoir une courte intervention artistique bien chorégraphiée en rapport avec le thème de l'événement, mais qui change le rythme et attire l'attention. Il est également judicieux de cacher de petites surprises dans les documents de la conférence ou d'inviter un invité spécial inattendu qui n'avait pas été annoncé auparavant. Un tel élément de surprise lors d'un événement est un divertissement supplémentaire et un moyen d'impliquer le public.
4. Pauses
Le temps entre les différents points du programme est une excellente occasion pour des formes d'interaction moins évidentes. Vous pouvez inviter les participants à prendre part à un quiz en rapport avec le thème de l'événement ou créer une zone de détente sensorielle avec des attractions uniques. De petites surprises, telles que des collations inhabituelles ou des mini-ateliers, permettent de maintenir l'intérêt des participants malgré la pause dans le programme.
Ajouter un élément de surprise à un événement ne doit pas être improvisé. Les meilleurs résultats sont obtenus lorsque chaque élément découle d'un concept bien pensé et sert un objectif précis : susciter l'émotion, susciter l'intérêt ou renforcer le message. Ainsi, même les petites attentions peuvent avoir un impact considérable.