المفاجأة هي واحدة من أقوى الأدوات في ترسانة منظمي الفعاليات. فالمواقف المخطط لها جيدًا توفر الإثارة وتزيد من قابلية التذكر وتبني علاقة أقوى مع العلامة التجارية أو الفكرة وراء الاجتماع. والأهم من ذلك، أن عنصر المفاجأة لا ينبغي أن يقتصر على نقطة واحدة في جدول الأعمال - بل يجدر نشره على جميع مراحل الفعالية، من الدعوة حتى النهاية. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية القيام بذلك بشكل فعال وبذوق رفيع.
1. الدعوات
يعد أول اتصال مع أحد الحاضرين فرصة مثالية لتقديم عنصر المفاجأة غير المتوقع. بدلاً من الدعوات التقليدية، يمكنك اختيار أشكال تفاعلية مثل فيديو مخصص أو دعوة للعمل باستخدام تقنية الواقع المعزز أو لغز تكشف إجابته عن مكان الاجتماع. خيار آخر مثير للاهتمام هو إرسال عنصر صغير متعلق بموضوع الحفلة مسبقًا، ولن تتضح أهميته إلا في الموقع. هذا يخلق توترًا ويجعل المشارك يشعر بالمشاركة حتى قبل بدء الحدث.
2. المدخل
لحظة الدخول هي اللحظة الحاسمة التي تبلغ فيها مشاعر المشاركين ذروتها. ومن الجدير استغلالها لخلق تجربة لا تُنسى. يمكن أن يكون ذلك ترحيبًا غير عادي (مثل ممثلين يلعبون دور المضيفين مع قصة)، أو تركيب فني ديناميكي، أو بوابة أمامية عالية التقنية. من الحلول الرائعة أيضًا استخدام طابعة Wordfall المائية، التي تخلق حروفًا أو رموزًا من نفاثات مائية دقيقة، حتى في شكل ثلاثي الأبعاد. وهي مناسبة لعرض اسم الحدث أو شعاره بشكل مذهل. لا يعمل هذا العنصر البصري المفاجئ في الحدث كعامل جذب فحسب، بل كخلفية رائعة لالتقاط الصور لنشرها على وسائل التواصل الاجتماعي.
3- الجزء الرئيسي من البرنامج
بدلاً من الروتين المعتاد: العرض التقديمي، الاستراحة، حلقة النقاش - أدخل إيقاعات غير متوقعة. أثناء الخطب الرسمية، على سبيل المثال، يمكنك التخطيط لتدخل فني قصير ومدروس جيدًا يتعلق بموضوع الحدث ولكنه يغير الإيقاع ويجذب الانتباه. من الجيد أيضًا إخفاء مفاجآت صغيرة في مواد المؤتمر أو دعوة ضيف خاص غير متوقع لم يتم الإعلان عنه مسبقًا. مثل هذا العنصر المفاجئ في الحدث هو ترفيه إضافي وطريقة لإشراك الجمهور.
4. الاستراحات
الوقت الفاصل بين نقاط البرنامج هو فرصة رائعة لأشكال التفاعل غير الواضحة. يمكنك دعوة المشاركين للمشاركة في مسابقة تتعلق بموضوع الحدث أو إنشاء منطقة استرخاء حسية مع عوامل جذب فريدة. المفاجآت الصغيرة، مثل الوجبات الخفيفة غير المعتادة أو ورش العمل المصغرة، تحافظ على تفاعل الحضور على الرغم من توقف البرنامج.
لا ينبغي أن يكون إضافة عنصر المفاجأة في أي حدث أمراً مرتجلاً. فالنتائج الأفضل تتحقق عندما تنبع كل ميزة من مفهوم مدروس جيداً وتخدم غرضاً محدداً، مثل إثارة المشاعر أو جذب الانتباه أو تعزيز الرسالة. وبهذه الطريقة، يمكن أن يكون حتى اللمسات الصغيرة تأثيراً كبيراً.