A surpresa é uma das ferramentas mais poderosas no arsenal de um organizador de eventos. Momentos bem planeados proporcionam emoção, aumentam a memorabilidade e constroem uma relação mais forte com a marca ou ideia por trás do encontro. É importante que o elemento surpresa não se limite a apenas um ponto da agenda – vale a pena espalhá-lo por todas as fases do evento, desde o convite até ao final. Aqui estão algumas dicas sobre como fazê-lo de forma eficaz e com bom gosto.
1. Convites
O primeiro contacto com um participante é a oportunidade ideal para introduzir o elemento surpresa. Em vez de convites padrão, pode optar por formas interativas, como um vídeo personalizado, uma chamada para ação em RA ou um enigma cuja resposta revela o local do encontro. Outra opção interessante é enviar antecipadamente um pequeno item relacionado ao tema da festa, cujo significado só ficará claro no local. Isso cria tensão e faz com que o participante se sinta envolvido antes mesmo do início do evento.
2. A entrada
O momento da entrada é o momento chave em que as emoções dos participantes estão no auge. Vale a pena aproveitá-lo para criar uma experiência memorável. Pode ser uma recepção invulgar (por exemplo, atores no papel de anfitriões com um enredo), uma instalação artística dinâmica ou um portão de entrada de alta tecnologia. Uma ótima solução é também a utilização de uma impressora de água Wordfall, que cria letras ou símbolos a partir de jatos de água precisos, também em 3D. É adequada para exibir o nome ou o lema do evento de uma forma surpreendente. Este elemento visual surpreendente num evento funciona não só como atração, mas também como um espaço fotográfico impressionante para as redes sociais.
3. A parte principal do programa
Em vez da rotina habitual: apresentação, intervalo, painel - introduza ritmos imprevisíveis. Durante os discursos formais, por exemplo, pode planear uma intervenção artística curta e bem coreografada que se relacione com o tema do evento, mas que mude o ritmo e atraia a atenção. Também é uma boa ideia esconder pequenas surpresas nos materiais da conferência ou convidar um convidado especial inesperado que não tenha sido anunciado previamente. Esse elemento de surpresa num evento é um entretenimento extra e uma forma de envolver o público.
4. Intervalos
O tempo entre os pontos do programa é uma ótima oportunidade para formas não óbvias de interação. Pode convidar os participantes a participar num quiz relacionado com o tema do evento ou criar uma zona de relaxamento sensorial com atrações únicas. Pequenas surpresas, como snacks invulgares ou mini-workshops, mantêm as pessoas envolvidas, apesar da pausa no programa.
Adicionar um elemento surpresa a um evento não deve ser improvisado. Os melhores resultados são alcançados quando cada elemento resulta de um conceito bem pensado e serve um propósito específico: criar emoção, envolver ou reforçar a mensagem. Desta forma, mesmo pequenos detalhes podem ter um grande impacto.