Neatkarīgi no tā, vai tas ir svinīgs pasākums, korporatīva ballīte vai produktu prezentācija, pasākuma organizēšana ir sarežģīts process. Ir nepieciešams iepriekš izstrādāt kopējo koncepciju un parūpēties par visu loģistiku. Būtiski ir arī nodrošināt viesiem pozitīvu pieredzi. Uzziniet, kā to garantēt!
1. „WOW” efekts pie ieejas
Pirmais iespaids ir ļoti svarīgs brīdis, jo viesi veido savu pirmo viedokli par pasākumu jau ierodoties. Tieši tas, ko viņi piedzīvo, paliks īpaši atmiņā. Tāpēc pasākuma organizācijā nevar iztikt bez dekorācijām un atrakcijām, kas rada iespaidu jau no pirmajiem mirkļiem. Ir vērts ieguldīt oriģinālos risinājumos, piemēram, ūdens aizkarā Wordfall, kas uzreiz piesaistīs garāmgājēju uzmanību. Tas ne tikai radīs unikālu noskaņu, bet arī izveidos ideālu vietu viesiem, kur uzņemt fotogrāfijas.
2. Pieredze un mijiedarbība
Pasākuma organizēšana ir ne tikai galdu, dekorāciju vai apgaismojuma sagatavošana, bet galvenokārt telpas nodrošināšana, kurā viesi var patiesi mijiedarboties un gūt jaunas pieredzes. Pirmkārt, ir vērts parūpēties par atbilstošu ēdināšanu, kas pielāgota pasākuma profilam, ņemot vērā dalībnieku dažādās ēdienu preferences. Papildus tam varat organizēt mini darbnīcas, kas ļauj pasākuma dalībniekiem radoši izpausties. Turklāt ir laba ideja iesaistīt viesu dažādās maņas, piedāvājot viņiem piedalīties degustācijās, koncertos, viktorīnās, gaismas šovos, loterijās vai citās izklaidēs, ko ļauj infrastruktūra.
3. Ārkārtas scenārijs un atbilstošs atbalsts
Ne visi plāni izdodas. Pasākumu organizēšana prasa pastāvīgu modrību, pat pasākuma laikā. Ir jāpārliecinās, ka katram pasākuma elementam ir savs atbildīgais. Tāpēc ir nepieciešams iepriekš nodrošināt personāla skaitu un viņu zināšanas par izmantojamo aprīkojumu vai noteiktām apkalpošanas procedūrām. Ir ieteicams iepriekš izstrādāt plānu B, kas tiks īstenots iespējamo neparedzētu apstākļu gadījumā. Ko darīt, ja sāk līt lietus, vieslektors vai grupa kavējas vai pēkšņi beidzas uzkodas? Sagatavojieties visiem apstākļiem, lai vēlāk izvairītos no nepatīkamiem pārsteigumiem. Pasākumu organizēšana nav viegls uzdevums, bet ar pareizu plānošanu un labi apmācītu personālu var izvairīties no lielākās daļas neveiksmēm.
Kopsummā, lai gan pasākumu organizēšana ir sarežģīts process, ir daži aspekti, kurus nedrīkst atstāt bez ievērības. Lai pasākums būtu veiksmīgs, jau no paša sākuma ir jāpievērš uzmanība tādam efektam, kas izraisa apmeklētāju sajūsmu, piemēram, izmantojot iespaidīgas atrakcijas. Ir arī ļoti svarīgi nodrošināt interesantas pieredzes un mijiedarbību – no radošām darbnīcām līdz degustācijām un izrādēm. Un neaizmirstiet par profesionālu apkalpošanu un ārkārtas situāciju scenāriju, lai izvairītos no nepatīkamiem starpgadījum