Legyen szó gáláról, céges buliról vagy termékbemutatóról, egy rendezvény megszervezése igényes feladat. Előre meg kell határozni az általános elképzeléseket és gondoskodni kell a logisztikáról. Ugyancsak fontos, hogy a vendégek pozitív élményekkel távozzanak. Nézze meg, hogyan garantálhatja ezt!
1. A „WOW” hatás a bejáratnál
Az első benyomás nagyon fontos pillanat, mivel a vendégek az érkezésük pillanatában alakítják ki első véleményüket az eseményről. Akkor tapasztalt élmények különösen emlékezetesek maradnak. Az esemény szervezése ezért nem nélkülözheti azokat a dekorációkat és látványosságokat, amelyek már az első pillanattól fogva mély benyomást keltenek. Érdemes befektetni olyan eredeti megoldásokba, mint a Wordfall vízesés, amely azonnal magára vonzza a járókelők tekintetét. Nemcsak egyedülálló hangulatot teremt, hanem tökéletes helyszínt is biztosít a vendégek számára a fotózáshoz.
2. Tapasztalatok és interakciók
Az esemény szervezése nem csak az asztalokról, a dekorációról vagy a világításról szól, hanem mindenekelőtt arról, hogy olyan teret biztosítsunk, ahol a vendégek valóban interakcióba léphetnek egymással és új élményeket szerezhetnek. Mindenekelőtt érdemes gondoskodni a rendezvény profiljához igazodó, megfelelő étkeztetésről, figyelembe véve a résztvevők különböző étkezési szokásait. Ezen felül mini-workshopokat is szervezhet, amelyek lehetővé teszik a rendezvényen jelen lévőknek, hogy kreatív módon kifejezzék magukat. Emellett jó ötlet a vendégek különböző érzékszerveinek bevonása is, például kóstolók, koncertek, vetélkedők, fényjátékok, tombolák vagy egyéb, az infrastruktúra által lehetővé tett szórakoztató programok szervezésével.
3. Vészhelyzeti forgatókönyv és megfelelő támogatás
Nem minden terv sikerül. Az esemény szervezése folyamatos éberséget igényel, még a party alatt is. Gondoskodni kell arról, hogy az esemény minden elemének legyen saját felelőse. Ezért előre meg kell határozni a személyzet létszámát és a használt berendezésekkel vagy a kialakított szolgáltatási eljárásokkal kapcsolatos ismereteiket. Jó ötlet előre kidolgozni egy B tervet, amelyet esetleges váratlan események esetén lehet végrehajtani. Mi van, ha esni kezd, a vendégelőadó vagy a zenekar késik, vagy hirtelen elfogy az előétel? Készüljön fel minden eshetőségre, hogy később ne érjenek kellemetlen meglepetések. Az esemény szervezése nem könnyű feladat, de megfelelő tervezéssel és jól képzett személyzettel a legtöbb baleset elkerülhető.
Összegzésként elmondható, hogy bár az esemény szervezése összetett feladat, vannak olyan szempontok, amelyeket nem szabad figyelmen kívül hagyni. A rendezvény sikeréhez fontos, hogy már az elejétől fogva „WOW” hatást keltsünk, például látványos attrakciók segítségével. Ugyancsak elengedhetetlen, hogy vonzó élményeket és interakciókat kínáljunk – a kreatív workshopoktól a kóstolókig és a bemutatókig. Ne feledkezzünk meg a professzionális kiszolgálásról és a vészhelyzeti tervről sem, hogy elkerüljük a baleseteket.